UNIDAD 4

UNIDAD № 4

HOJA DE CÁLCULO ( EXCEL 2013)

4.1.   Introducción y exploración del ambiente Excel.

¿Qué es una hoja de cálculo?

 Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas disciplinas.

Con una hoja de cálculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características, ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando.

Excel es una de las hojas de cálculo con mayor éxito en el mercado por su facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario.

El entorno de trabajo de Excel 2013

Si eres nuevo en Excel es importante que te familiarices con el entorno de trabajo y que conozcas los elementos básicos de la herramienta que nos permitirán hacer uso de ella al máximo. En esta ocasión haré una revisión de la pantalla Inicio, así como de la ventana principal de Excel 2013.

Pantalla Inicio en Excel 2013

A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel 2013 observarás la pantalla Inicio la cual nos permite realizar diferentes acciones como abrir los libros de Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna plantilla.

La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de Archivos recientes. Si es la primera vez que abres Excel 2013 entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas uso de la herramienta la lista de archivos utilizados recientemente irá creciendo.

Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el comando Abrir otros Libros el cual nos permitirá abrir archivos localizados en nuestro equipo.

En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en blanco la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de Excel.

El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve guía que muestra las características de Excel 2013. Al pulsar la opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo por la herramienta donde aprenderás más de su uso y beneficios.

El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de Excel basados en Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la derecha para moverte hacia abajo y ver la totalidad de plantillas instaladas en tu equipo.

Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes realizar una búsqueda de plantillas en el sitio oficial de Microsoft haciendo uso del cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la pantalla Inicio.

Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que además son vínculos y que al hacer clic sobre ellos mostrarán las plantillas de Excel que cumplan con dicho criterio de búsqueda.

En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para iniciar sesión en línea y que es una opción que será de utilidad para acceder a recursos y servicios en Internet a través de Excel 2013.

Abrir otros Libros en Excel 2013

La pantalla Inicio nos permite crear nuevos libros en blanco así como elegir algún archivo utilizado recientemente sin embargo la opción Abrir otros Libros nos permitirá explorar otras ubicaciones para encontrar el libro que deseamos abrir.

4.2. Introducir, editar y seleccionar datos

  Ingresar datos a una hoja de Excel

Se puede ingresar datos en Excel de diversas fuentes, pero la manera más básica es introducirla uno mismo a través del teclado. Solo es importante saber que después de ingresar el texto dentro de una celda será necesario pulsar la tecla Entrar o la tecla Tabulador.

Otra manera de ingresar información a Excel es a través de la importación de datos. Es posible tener un archivo de texto que ha sido generado por alguna otra aplicación y traer los datos a Excel. Este tema es más avanzado como para detallarlo en esta ocasión, pero puedes echar un vistazo al artículo Importar archivos de texto para darte una idea de ese procedimiento. Así mismo se puede importar una base de datos Access y utilizar la información en Excel e inclusive se pueden importar datos desde Internet.

Aunque son varios los métodos para ingresar datos en Excel, el más sencillo de todos es utilizar el teclado del equipo para introducir los valores en las celdas de nuestra hoja de Excel.

Modificar el contenido de las celdas

Importante:  Este artículo se ha traducido con traducción automática; vea la declinación de responsabilidades. Para su referencia, puede encontrar la versión en inglés de este artículo aquí.

Puede editar el contenido de una celda directamente en la celda. También puede modificar el contenido de una celda escribiendo en el barra de fórmulas.

Cuando se edita el contenido de una celda, Excel está funcionando en modo de edición. Algunas características de Excel funcionan de forma diferente o no están disponibles en modo de edición.

4.3.  Formato de hojas y celdas.

  Formato de hoja cálculo

En Microsoft Office Excel 2007, la hoja de cálculo hoja de datos o de formato es más fácil que nunca. Puede utilizar varias formas rápidos y sencillas para crear hojas de cálculo profesional que mostrar los datos de manera eficaz. Por ejemplo, puede utilizar temas del documento un aspecto uniforme a lo largo de todos los documentos 2007 Microsoft Office system, estilos para aplicar formatos predefinidos y otras características de formato manuales para resaltar los datos importantes.

Formato de celdas en Excel 2013

Ya hemos revisado cómo utilizar el formato de números en Excel para modificar la apariencia de valores numéricos. Ahora revisaremos las modificaciones que podemos realizar a la apariencia de la celda para cambiar sus bordes o su color de relleno entre otras cosas más.

El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2013 las podemos encontrar en tres ubicaciones:

En la Cinta de opciones.

En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.

En el cuadro de diálogo Formato de celdas.

Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

4.4. Manejo de elementos de Excel.

Aprendiendo a introducir fórmulas básicas

Una vez introducidos los datos comenzaremos a utilizar las formulas

Primero vamos a sumar para ello debes ponerte debajo o al lado de los números a sumar celda C7

Luego para que la maquina entienda que lo que vas a introducir es una formula se pone el símbolo =

=B5+B6 Presionar Enter y observa que ha sucedido

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

 Notaras que sale el resultado 30 y en la barra de formula aparecerá la formula utilizando un poco de sentido común realizar las demás operaciones recordando que el símbolo de multiplicación es el asterisco * y el de división es el Slahs /.

Una vez sacado el resultado utilizaremos herramientas de formato para mejorar nuestra hoja

Iluminar desde la celda B2 Hasta la celda E2 luego Clic en el botón de combinar y centrar

Luego Clic en el botón para crear Bordes elija cuadrado

Luego le daremos color de relleno y color de letra y así a toda la hoja

Para cambiar de Nombre HOJA1 por Práctica 1

1.- Clic con el botón derecho en Hoja1

2.- Clic en Cambiar Nombre

3.- Digite practica1

4.- Clic fuera del cuadro o presione la tecla Enter

Para guardar un archivo en su disquete

1.- Clic en Archivo

2.- Clic en Guardar Como

3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar Disco 3 ½ A

4.- Introducidos el nombre del archivo Practica1

5.- Clic en Guardar

Para abrir un archivo de Excel en su disquete

1.- Clic en Archivo

2.- Clic en Abrir (También Usando la Barra Estándar Abrir)

3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo disco 3 1/2 A

4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1

5.- Clic en abrir

Para dar ancho de columnas y alto de filas

Si queremos que sea para todas las Columnas debemos seleccionar primero si es para una Columna nos ponemos en la Columna que deseamos anchar ejemplo

1.- Posiciónese en la celda A1

2.- Clic en Formato

3.- Clic Columna

4.- Clic en ancho por defecto el alto es 10,71 para todas las Columnas

5.- Aumentamos a 25 el ancho de Columna Luego Clic en Aceptar

Note la diferencia

Si queremos que sea para todas las filas debemos seleccionar primero si es para una fila nos ponemos en la fila que deseamos anchar ejemplo

1.-posiciónese en la celda A1

2.- Clic en Formato

3.- Clic Fila

4.- Clic en alto por defecto el alto es 12,75 para todas las filas

5.- Aumentamos a 25 el alto de la fila Luego Clic en Aceptar

Note la diferencia

Nota.- Puede ensanchar las filas y columnas poniendo el puntero del Mouse en uno de sus bordes Clic sin soltar arrastre el Mouse y automáticamente Ud. podrá elegir el ancho o alto.

Manejo de Fuentes

Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja electrónica ya sea para N , K, S o para alineación de Texto o color.

Manejo de Bloques

Para copiar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar

2.- Clic en le botón de copiar en la Barra Estándar

3.- Clic en la nueva posición a copiar

4.- Clic en Pegar

Para Mover un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover

2.- Clic en le botón de Cortar(Mover) en la Barra Estándar

3.- Clic en la nueva posición a Mover

4.- Clic en Pegar

Para Borrar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Borrar

2.- Presione la tecla Supr y listo.

Para Deshacer y Rehacer

1.- Clic en el Botón Deshacer en la barra Estándar

2.- Clic en el Botón Rehacer en la barra Estándar

Recuerde que son sus botones amigos que le ayudaran mucho cuando tengas problemas

Para Buscar y Reemplazar

1.- Clic en Edición

2.- Clic en Reemplazar

3.- En donde dice Buscar se escribe la palabra que se desea buscar y reemplazar

4.- Debajo donde dice reemplazar con se pone el texto que reemplazara

5.- Una vez encontrado Buscar siguiente hasta que termine la búsqueda.

Apariencia de la Hoja

Números Para los numero nosotros debemos darles una configuración si se trata de dinero configurarlo a moneda, si se trata de fecha o de decimales. Ejemplo:

1.- Seleccione los datos a la configuración de numero

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

Aquí aparecerá los formatos para Numero elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Alineación Para los Textos nosotros debemos darles una configuración si se trata de Textos con una alineación diferente del texto normal. Ejemplo:

1.- Seleccione los datos a la configuración de Texto alineación

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Alineación

Aquí aparecerá los formatos para Alineación elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Fuente

Para los Textos nosotros debemos darles una configuración Peculiar si se trata de texto configurarlo

1.- Seleccione los datos a la configuración de Fuente

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Fuentes

Aquí aparecerá los formatos para Fuentes elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Bordes. Para los Bordes nosotros debemos darles una configuración si se trata de Bordes configurarlo de la siguiente manera ejm.

1.- Seleccione las Celdas a la configuración de Bordes

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Bordes

Aquí aparecerá los formatos para Bordes elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

Tramas. Para el tramado nosotros debemos darles una configuración ejm.

1.- Seleccione los datos a la configuración de tramado

2.- Clic en Formato

3.- Clic en celdas

4.- Clic en Tramas

Aquí aparecerá los formatos para Tramas elegir el indicado luego Clic en aceptar.

Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Bajar trabajo¨ del menú superior

4.5.   Cálculos y funciones Básicas.

FUNCIONES BÁSICAS.

La Funcion SUMA()

Entrega el resultado de la suma de los valores contenidos en las celdas especificada en el argumento de la funcion.

Ejemplo:

la formula en la celda b7

=SUMA(c2:b5)

la formula en la celda c7

=SUMA(c2:c5)

la formula en la celda c9

=SUMA(b7;c7)

Sintaxis de la funciòn SUMA.

La sintaxis de una funciòn indica la forma correcta en que deben estar colocados sus elementos.

Esta herramienta es sumamente ùtil al introducir funciones, en especial cuando no estamos familiarizados con ellas o en formulas complejas.Ayuda a identificar què argumento estamos introduciendo.

- SUMA(numero1;[numero2]; ...)

PRODUCTO.

4.6.   Gráficos.

Tipos de gráficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.

Tipos de gráficos más utilizados

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:

Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos, burbuja, pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

4.7.    Opciones de impresión.

Indicar una serie de cambios a realizar en relación a la impresión es posible con los programas de hojas de cálculo y vas a ver como se hace en el programa Excel.

Para acceder a cambiar las opciones de impresión has de seguir los pasos que a continuación se describen:

Abre un archivo de Excel en el que tengas datos ya registrados, si no tienes ninguno prueba a introducir los de este ejemplo: Práctica sencilla con la herramienta Datos de Excel.

A continuación haz clic en el Botón de Office, después en Imprimir y seguidamente en la opción Imprimir. Realizando un atajo con el teclado basta pulsar las teclas Ctrl + p .

Se abre un cuadro de dialogo llamado Imprimir con una serie de opciones a determinar si lo consideras necesario.

En primer lugar te selecciona la impresora predeterminada de tu equipo que es donde se imprimirá el documento. En caso de que quieras elegir otra basta con que despliegues en el triángulo negro al lado del nombre de tu impresora y elegir otra.

En este mismo recuadro puedes establecer las propiedades de la impresora pulsando el botón con el nombre Propiedades. Si pulsas en él podrás seleccionar la orientación que quieres para la impresión bien horizontal o vertical.

Vista ampliada de la imagen.

En la zona derecha del cuadro de dialogo, verás que pone Copias. En el rectángulo blanco te pondrá un 1, si quieres realizar más de una copia solo tienes que ponerte en dicho rectángulo quitar el uno y escribir el número de copias que quieres que se impriman del documento o hoja electrónica. También puedes indicar el número moviéndote con las flechas negras hacia arriba o abajo.

En ese mismo apartado tienes marcada la opción Intercalar, esto lo que hace es imprimir todo el documento completo de una vez, si la desmarcas se imprimirá primero la primera pagina tantas copias como hayas indicado, luego la segunda de forma análoga, y así sucesivamente.

A la izquierda encuentras la opción relativa al Intervalo de páginas. De serie tendrás marcada la opción Todas, si la desmarcar y marcas la otra opción llamada Paginas a la derecha podrás indicar las paginas que deseas imprimir, para ello puedes hacerlo como has visto en el punto anterior bien con el teclado numérico bien con las flechas negras.

Finalmente tienes la opción imprimir donde puedes indicar que se imprima todo el libro, solo cierta zona que tienes previamente seleccionada con el ratón o la hoja activa que detecta el programa.

Una vez realizados los cambios puedes ver si va a quedar exactamente como deseas la impresión pulsando en el botón Vista previa, después directamente desde esa pantalla podrás indicar la orden para imprimir pulsando en el primer icono situado en la parte izquierda o salir sin imprimir pulsando en el icono representado con un aspa en color rojo situado a la derecha.

Volviendo al archivo que hemos tomado de ejemplo, vas a seleccionar el área desde A1 a D11, a continuación pulsa en el Botón de Office, Imprimir, Imprimir. Selecciona orientación horizontal e indica número de copias 2, marca en la opción Selección, realiza una vista previa para comprobar que todo está en su sitio y a continuación pulsa Imprimir.

Tips: Para realizar impresiones rápidas puedes usar el botón Impresión rápida tal y como se explica en: Barra de herramientas de acceso rápido.

Para imprimir en blanco y negro, si tienes activado el color por defecto o viceversa esto lo podrás indicar en el botón Propiedades y luego en Opciones avanzadas, generalmente tendrás que indicar en Imprimir en escala de grises: Solo tinta negra. Depende del modelo de impresora el mensaje será diferente pero por lo general muy similar al descrito.