UNIDAD 3

UNIDAD № 3

PROCESADOR DE TEXTO

Un procesador de texto es una aplicación informática que permite crear y editar documentos de texto en una computadora. Se trata de un software de múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letra, colores, tipos de párrafos, efectos artísticos y otras opciones.

Los procesadores de texto cumplen con una función similar a la que cumplían las máquinas de escribir hace algunas décadas, aunque mucho más completa y compleja. En la máquina de escribir, por ejemplo, cada letra tipeada por el usuario era impresa de forma inmediata en el papel, lo que imposibilitaba la posibilidad de borrar.

Con un procesador de texto, en cambio, es posible borrar y editar el contenido en todo momento ya que su funcionalidad básica se realiza sobre la pantalla. Una vez que la tarea de redacción ya está completada, el usuario tiene la opción de guardar el documento en un soporte informático (ya sea en el disco rígido de su computadora, en Internet o en CD) o de imprimir el material.

Pero este tipo de programas informáticos presentan además otro importante número de posibilidades que son las que han hecho que pasen a ser piezas imprescindibles tanto en nuestra vida personal como en el ámbito laboral.

En concreto, nos permiten editar por completo un texto y hacerlo lo más atractivo posible. Eso supone, entre otras, el dotarle de una tipografía concreta, un tamaño de letra determinado así como proceder a utilizar herramientas para resaltar determinadas palabras o frases. Es decir, nos da la oportunidad de usar recursos tales como la negrita, la cursiva o el subrayado.

Tampoco hay que olvidarse del conjunto de posibilidades que nos da en cuanto a alineación del texto, a espaciado entre párrafos, a las sangrías, al color de las letras e incluso a la inclusión de listas numeradas.

Más herramientas puestas a disposición de los usuarios de los procesadores de texto son la creación de tablas o la incorporación de elementos tales como cuadros de texto, hipervínculos, saltos de página, encabezados y pies de página.

Con todo ello, y haciendo empleo también de las diferencias herramientas de diseño de página se consiguen unos resultados espectaculares y unos documentos muy atractivos.

Otra opción que brindan los procesadores de texto es la utilización de un corrector ortográfico (una aplicación que detecta las faltas ortográficas y sugiere las correcciones necesarias) o de un diccionario de sinónimos (que recomienda palabras alternativas a las escritas sin que se altere el significado del texto).

Los procesadores de texto también permiten intercalar imágenes y distintos tipos de gráficos dentro del texto, lo que permite crear documentos más avanzados al no limitarse a las palabras escritas.

Microsoft Word, WordPerfect y OpenOffice.org Writer son algunos de los procesadores de texto más populares.

Es interesante resaltar el hecho de que, por ejemplo, Word se incluye dentro de un paquete de programas llamado Microsoft Office que se enmarca en la categoría ofimática. Con ellos se pueden realizar y trabajar con textos, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, bases de datos o correos electrónicos. De ahí que este tipo de conjuntos sean vitales para las labores administrativas de muchas empresas.

3.1.      INTRODUCCION Y EXPLORACION DEL AMBIENTE DE WORD

¿QUÉ ES MICROSOFT WORD?

Microsoft Word es el procesador de texto más popular del mercado. Es un potentísimo software desarrollado para el entorno Windows y es la herramienta más intuitiva y profesional para el tratamiento y presentación de la información.

La misión fundamental de Word es ayudarle a escribir, revisar, dar formato e imprimir documentos. A partir de este objetivo, Word ofrece un conjunto de funciones que le permiten crear cualquier documento que pueda imaginar. Puede producir cartas, memorandos, informes, boletines, ensayos, folletos e incluso puede crear correos electrónicos o diseñar páginas Web.

Microsoft lleva varios años actualizando su procesador de texto Word, por lo tanto existen varias versiones del mismo, siendo las más actuales:

·    Microsoft Office Word 2003

·    Microsoft Office Word 2007

·    Microsoft Word 2010

·    Microsoft Word 2013

Word es un programa procesador de palabras que te permite crear una variedad de documentos como cartas, trabajos escritos, e incluso volantes publicitarios. La versión de Word 2013 viene equipada con una serie de herramientas, como la de crear documentos y colaborar en ellos vía internet, que te darán la habilidad de hacer más y mejores proyectos.

Cuando abras Word 2013 te encontrarás con la Pantalla de inicio. Desde aquí, podrás crear un documento nuevo, elegir una plantilla o acceder a los documentos  con los cuales hayas trabajado recientemente. Sin importar la opción que elijas, se abrirá la interfaz de Word.

INTERFAZ DE WORD 2013:

Si antes has usado Word 2010, la nueva versión te será muy familiar. Pero si eres nuevo en el mundo de Microsoft Office, o tienes más experiencia con versiones anteriores, tal vez esta nueva interfaz te logre confundir. Así que no te preocupes, aquí estamos para guiarte.

ENTORNO DE WORD

Los menús y barras de herramientas principales de algunos programas de Office se han reemplazado por la Banda de opciones, que se ha diseñado para simplificar la exploración y está compuesta por fichas organizadas en escenarios u objetos específicos. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos. La banda de opciones puede alojar contenido más completo que los menús y barras de herramientas, como botones, galerías y contenido de cuadros de diálogo.

 BOTÓN DE OFFICE

Además de los elementos comentados anteriormente, esta nueva versión utiliza otros elementos que también proporcionan rutas para realizar tareas. Los elementos siguientes son más parecidos a los menús y barras de herramientas que ya conoce de las versiones anteriores Botón de Microsoft Office Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word y abre el menú principal.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

La Barra de herramientas de acceso rápido está ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana y proporciona acceso rápido a herramientas que se utilizan con frecuencia. Puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido agregándole comandos 

BARRA DE TÍTULO

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creas un documento nuevo se le asigna el nombre provisional Documento 1, hasta que lo guardes y le des el nombre que quieras. 

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

BANDA DE OPCIONES

Los menús y barras de herramientas principales de algunos programas de Office se han reemplazado por la Banda de opciones, que se ha diseñado para simplificar la exploración y está compuesta por fichas organizadas en escenarios u objetos específicos. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos. La banda de opciones puede alojar contenido más completo que los menús y barras de herramientas, como botones, galerías y contenido de cuadros de diálogo.

BARRA DE DESPLAZAMIENTO

Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción.

OTRAS BARRAS

ZOOM: La función de zoom se puede utilizar para acercar la vista del documento o para alejarla y ver un porcentaje mayor de la página a tamaño reducido. 

VISTAS DE DOCUMENTO

Un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones  de presentación. El primer botón es la vista Diseño de impresión que permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.

BARRA DE ESTADO

Es para saber en qué página estamos y cuantas páginas tiene el documento, también nos permite conocer cuantas palabras tiene el documento y en qué idioma estamos trabajando.

3.2.      DISEÑO DE UN DOCUMENTO

El diseño de un documento en Word nos permite realizar reportes, ensayos, documentos, etc. De manera profesional, para que tenga una mejor presentación en los trabajos.

Empezamos colocando una portada de nuestro agrado y después dábamos un salto de sección.

El encabezado podría ser el que sea. Después de colocar el encabezado, colocamos el nombre que llevaría el formato de letra específico.

Insertamos el número de página, esto para que tengamos un control en la tabla de contenido.

Y después insertamos un pie de página, esto para colocar el nombre del libro y tenerlo en la cuenta de cada página.

Y eso será para cada hoja del documento, todas tendrán un pie de página, un salto de sección, encabezado y el número.

3.3.      HERRAMIENTAS DE EDICIÓN Y CORRECCIÓN

HERRAMIENTA DE EDICIÓN:

En este menú tenemos las siguientes opciones:

- Copiar: Se utiliza para copiar lo que se ha seleccionado previamente en un documento.

·         Seleccionar texto.

·         Hacer clic en esta opción para copiar el texto seleccionado.

- Pegar: Una vez que hemos copiado el texto seleccionado, se hace clic en esta opción para pegarlo en otro lugar. Antes de pegar hay que colocar el cursor en el lugar correspondiente.

- Pegado especial: Para pegar el contenido de un documento normal de Word, en otro, pero como documento html.

- Pegar como hipervínculo: Para pegar un texto o una imagen en otro lugar como hipervínculo (ver esta opción en el submenú insertar).

- Borrar: Sirve para borrar el texto seleccionado, con sólo hacer clic en esta opción.

- Cortar: Esto se usa para mover el texto seleccionado de un lugar a otro, ya que se ha cortado para llevarlo a otro sitio.

- Deshacer y rehacer: La función deshacer desactiva las órdenes que vamos ejecutando una a una y rehacer activa las órdenes desactivadas con el botón deshacer una a una. También se puede hacer clic en el tirador de al lado, para ver todo el grupo de órdenes correspondientes a todos los pasos que se han realizado anteriormente.

Nota: Por tanto, cuando se cometa un error al escribir, se debe pulsar el botón deshacer. Las dos funciones se utilizan en la mayoría de los programas del entorno Windows.

- Buscar: Con estas opciones podemos buscar cualquier término en un documento, siguiendo los siguientes pasos:

1. Posicionar el cursor al principio del documento (para que busque desde el principio).

2. Menú edición y elegir la opción buscar.

3. Teclear el texto a buscar.

4. Realizar la búsqueda, pulsando el botón buscar siguiente.

5. Cerrar (una vez encontrado).

Nota: Si se pulsa la tecla Control + Inicio, el cursor se posiciona al principio del documento. Si se pulsa Control + Fin, se posiciona al final.

- Reemplazar: Para sustituir una palabra por otra

A. Reemplazar una palabra:

1. Posicionar el cursor al principio del documento.

2. Menú edición y elegir la opción buscar.

3. Activar ficha reemplazar.

4. Teclear el texto a buscar.

5. Teclear el texto para reemplazar.

6. Realizar cambios:

1) Pulsar el botón buscar siguiente.

2) Reemplazar todos (para reemplazar todas las palabras que hay en el documento) o reemplazar (para cambiar las palabras una a una.

7. Cerrar (una vez reemplazado).

B. Reemplazar con formato: Para sustituir una palabra por otra con formato.

1.    Posicionar el cursor al principio del documento.

2.    Menú edición y buscar.

3.    Activar ficha reemplazar.

4.    Pulsar el botón Más si no está activado.

5.    Teclear el texto a buscar.

6.    Teclear el texto para reemplazar.

7.    Seleccionar el formato (comprobar que el cursor se encuentra en la opción reemplazar).

8.    Realizar cambios:

1. Buscar siguiente.

2. Reemplazar todos o reemplazar.

9.    Cerrar (una vez reemplazada).

Nota: Si se quiere quitar un formato, se pulsa el botón sin formato. Esto se utiliza para reemplazar una palabra por otra con formato (el que se le quiera poner) o por la misma palabra con otro formato.

Veamos el correspondiente cuadro de diálogo:                       

- Ir a: Para que nos lleve a una parte determinada de un documento, con sólo escribir a donde queremos llevar el cursor (línea, sección, nota al pie, etc.) y el número de la página.

HERRAMIENTAS DE CORRECCIÓN

1- ORTOGRAFÍA

Muestra la ventana que ayudara a corregir los errores gramaticales y ortográficos que se encuentren en la presentación mostrando las distintas alternativas. Podremos escoger entre las distintas alternativas que se nos presentan: Desde omitir esta palabra y/o todas sus apariciones en la presentación, hasta cambiarla/s por alguna de las sugeridas por el programa, auto corrección, o agregarla al diccionario definido por defecto o uno que nosotros hayamos creado.

 2- REFERENCIA

Esta característica en Power Point nos permite que dada una palabra que nosotros introducimos, podamos buscar sus sinónimos y antónimos o buscar su traducción en un idioma extranjero, entre otras opciones

- SINÓNIMOS

Opción presente además en herramientas referencia. Nos permite dada una palabra seleccionada, buscar otro término de similar significado.

4- IDIOMA

La ventana de selección de idioma nos permite escoger de entre una lista de idiomas, el que vamos a utilizar en la presentación (idioma predeterminado). Si hemos seleccionado un idioma que no se añadió durante la instalación del programa, éste será el momento en que el programa procederá a su instalación. Posteriormente, será el usado en nuestro trabajo.

En caso de estar disponibles los diccionarios del idioma seleccionado, éstos serán usados por PowerPoint 2003.

5- ÁREA DE TRABAJO COMPARTIDA

Esta opción de Microsoft office se basa en un área alojada en un servidor Web en la que los miembros de un grupo pueden compartir documentos e información, mantener listas de datos importantes y ofrecer a los demás miembros del grupo información actualizada sobre el estado de un proyecto.

Las distintas funciones que podemos encontrar en un área de trabajo compartida son las siguientes:

Biblioteca de documentos: Tendrán acceso los miembros del área de trabajo compartida

Lista de tareas

Lista de vínculos

Lista de integrantes del área compartida

Alertas de correo electrónico

6- COMPARAR Y COMBINAR PRESENTACIONES

Opción de PowerPoint 2003 que permite cotejar presentaciones ya examinadas por otros usuarios y poderlas ajustar de acorde a nuestras necesidades.

Para ello se abrirá una ventana donde deberemos elegir los archivos que deseamos combinar con la presentación actual. Se trata de archivos o copias de archivos que ya fueron enviados por correo electrónico.

7- COLABORACIÓN EN LÍNEA

Se trata de otra de las opciones comunes en otros programas de Office. Permite, al igual que la opción anterior, el trabajo en grupo.

* Para poder usar esta característica, es necesario disponer del NetMeeting

8- OPCIONES DE AUTO CORRECCIÓN

Las opciones de auto corrección las componen todas aquellas características que PowerPoint 2003 corrige de forma automática y que nosotros podemos configurar a nuestras necesidades. Al ejecutar la ventana, comprobamos la existencia de tres pestañas:

  Auto corrección: Poner en mayúsculas nombres de días, corregir dos mayúsculas seguidas…

  Auto formato mientras escribe: Reemplazar fracciones por (1/2) por (½), listas con numeración y viñetas automáticas…

  Etiquetas inteligentes: Una etiqueta inteligente es un tipo de dato que es reconocido y etiquetado como perteneciente a un tipo determinado, como por ejemplo, un nombre de persona. Entonces, al reconocer el tipo de dato que se trata, se podrán llevar a cabo acciones programadas. Por defecto, el texto no queda marcado por etiquetas inteligentes.

9- PERSONALIZAR

Abre la ventana con todas las opciones para colocar todas las herramientas que se desee en la barra de herramientas, introducir comandos y otras opciones.

 Podremos agregar un comando a la barra de herramientas. Para ello basta con seleccionar una categoría, arrastrar un comando hacia la barra de herramientas y soltarlo donde nos interese.

En la pestaña de opciones podremos definir una serie de características interesantes como por ejemplo mostrar siempre los menús completos o mostrar información de pantalla en las barras de herramientas.

10- OPCIONES

A través de esta ventana podremos configurar una serie de elementos del PowerPoint a través de sus siete pestañas:

  Ver: Mostrar barra de tareas, barra de estado, panel de tareas al iniciarse el programa...

  General: Cambio del nombre de usuario, vincular archivos de sonido mayores a partir de un tamaño determinado, etc.

  Edición: Uso de gráficos y opciones de copiar, cortar y pegar

  Imprimir: Diversas opciones de impresión en color, tono de grises, b/n, formato de impresión.

  Guardar: Permitir guardar rápidamente, ubicación predeterminada de archivos, extensión de los documentos que se guarden.

  Seguridad: Contraseñas de apertura y escritura, ocultar información personal de las propiedades de archivo.

  Ortografía y estilo: Ocultar errores de ortografía, omitir palabras MAYÚSCULAS, corrección automática…

3.4.      TABULACIONES

Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB.

Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones. Writer tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos definir la alineación para cada tabulación. 

Antiguamente, en la época de la máquina de escribir, las tabulaciones eran la única manera de dar formato a las tablas, diagramas y columnas. Ahora Word les ofrece una gran variedad de herramientas de alineación como son las Tabulaciones.

Para comenzar a utilizar las tabulaciones, primero debe activar una de ellas y lo hará a través de la regla de Word. En la parte superior de la regla vertical se encuentra una tabulación activa llamada Tabulación Izquierda, observe la siguiente imagen.

Si vuelve a hacer clic en la Tabulación Izquierda, esta cambiará por otro tipo de tabulación. A continuación podrás ver los diferentes tipos de tabulaciones que posee Word 2013.

Una vez conocido los diversos tipos de tabulaciones ahora deberá hacer clic en algún lugar de la regla horizontal para activar la tabulación en el documento. La siguiente imagen muestra la tabulación Izquierda aproximadamente en las posiciones 2cm, 5cm y 8cm.

Una vez las tabulaciones estén en su posición en la regla horizontal, solo basta pulsar la tecla Tab (Tabulación) y automáticamente se dirigirá a la primera posición de la tabulación, en mi caso, 2cm. Escriba un texto y vuelva a pulsar Tab para dirigirse a la siguiente posición y así sucesivamente. Como podrá observar, los espacios entre cada Tab son perfectos debido a las posiciones agregadas en la regla. La siguiente imagen muestra algunos textos basados en posiciones tabulares en el documento

3.5.      TRABAJO CON TABLAS Y GRÁFICOS

TABLAS

Las tablas permiten acomodar una gran cantidad de datos en un espacio reducido, lo que facilita su visualización; muestran valores numéricos exactos y los datos se presentan de una manera ordenada por medio de columnas y filas. Las tablas deben contener aquella información que se relacione de forma concreta con el contenido del trabajo y que se deba ordenar de esta manera para su fácil comprensión.

Por lo general las tablas exponen datos cuantitativos, pero en algunas ocasiones, se emplea un tipo de tabla compuesta por palabras que exponen comparaciones cualitativas.
El manual de estilo de publicaciones de la Asociación Americana de Psicología, señala una serie de aspectos que se deben tener en cuenta antes de construir una tabla:

Los valores redondeados pueden mostrar patrones y excepciones de manera más clara que los valores precisos.

Un lector puede comparar con mayor facilidad los números a lo largo de una columna que transversalmente en una fila.

Los totales de columna y fila pueden proporcionar una ayuda visual que permita que el lector revise los datos con facilidad.

Título de tabla: Cada tabla debe llevar un título corto, claro y explicativo.

Encabezado: El encabezado establece la relación lógica que se le haya dado a los datos y sirve de identificación de estos. Al igual que el título, el encabezado debe ser breve y no tener un tamaño mayor al ancho de la columna que abarca. Se pueden utilizar abreviaturas, símbolos estándar para términos no técnicos (% para por ciento) y para estadísticos (DE y X2).

Cuerpo de una tabla: En el cuerpo de la tabla se ubican los datos. Los valores numéricos se deben expresar con el número de lugares decimales que justifiquen la exactitud de la medida. Usar 0 antes del punto decimal cuando los números sean menores que 1 (0. 45 cm). No emplear 0 antes de la fracción decimal cuando el número no pueda ser mayor que 1 (correlaciones, proporciones y niveles de significación estadística). Es importante tratar de presentar todos los valores comparables con el mismo número de decimales. Si una celdilla debe de quedar vacía, se inserta un guión o raya en esa celdilla. Nunca se debe incluir columnas de datos que puedan calcularse con facilidad a partir de otras.

Tabla X

CITAS

GRÁFICOS
Las gráficas se emplean tanto para mostrar relaciones como para establecer comparaciones y distribuciones en un conjunto de información, puede mostrar por ejemplo: valores absolutos, porcentajes o índices. En una gráfica es necesario mantener las líneas claras y sencillas así como desechar los detalles innecesarios. La información se debe presentar en ejes horizontal y vertical de forma ordenada (de menor a mayor) y consistente (en unidades de medida comparables).
El Manual de estilo de publicaciones de Asociación Americana de Psicología (APA), señala 5 tipos de gráficas:

Gráficos de líneas: muestran la relación entre dos variables cuantitativas. En el eje horizontal (x) se gráfica la variable independiente en el eje vertical (y). Las marcas de los cuadrantes en los ejes marcan las unidades de medida; las escalas en los ejes pueden ser lineales, logarítmicos o ambos.

Gráficos de barras: se emplea cuando la variable independiente es categórica. Cada barra sólida, ya sea vertical u horizontal representa un tipo de dato. Cuando es necesario representar divisiones de datos se utiliza un gráfica de barras subdivididas. En ocasiones también se emplea la gráfica de barras múltiples y las gráficas de barras con efectos.

Gráficos circulares: denominadas también gráfica de pastel o gráficas del 100%, se utilizan para mostrar porcentajes y proporciones. El número de elementos comparados dentro de un gráfico circular, no deben ser más de 5, ordenando los segmentos de mayor a menor, iniciando con el más amplio a partir de las 12 como en un reloj. Una manera sencilla de diferenciar los segmentos es sombreándolos de claro a oscuro, siendo el de mayor tamaño el más claro y el de menor tamaño el más oscuro.

Gráficos de dispersión: está compuesto de puntos individuales graficados para representar los valores de eventos únicos en las dos variables representadas en la abscisa y la ordenada.

Pictogramas: este tipo de gráfico se emplea para representar diferencias cuantitativas simples entre grupos. Los símbolos utilizados para representar valores idénticos deben ser de igual dimensión. Se debe tener presente que si de súplica la altura de un símbolo se cuadruplica su área.

Figura modelo: 1

Ejemplo gráfico de barras

El empleo de sombreado o colores facilita la diferenciación de las barras.
El punto cero se indica en el eje de ordenadas.
En la rotulación de los ejes se utiliza tipografía legible.
La leyenda se ubica dentro de los límites de la gráfica.
La longitud de los ejes debe ser suficiente para acomodar la extensión de la barra.
El pie de figura explica las bandas de error y los tamaños de las muestras.

Figura x. Porcentajes de homicidios según sexo de las víctimas cometidos en el año de 1999 para los grupos de hombres (n=216) y mujeres (n=34) por las causas de violencia intrafamiliar, problemas pasionales, robo, riña, violencia sexual, problemas de drogas y otros.

(Realizar en página aparte una lista de los pies y las leyendas de figuras).

Figura modelo: 2

 Ejemplo gráfica circular o de pastel.

El empleo de tonalidades o colores al igual que en la gráfica de barras, facilita la diferenciación de los porcentajes o proporciones.
El número máximo de elementos a graficar no debe ser mayor a 5.
Si se realizan las gráficas de pastel manualmente, una buena manera de distinguir las diferentes porciones es por medio del sombreado, donde el tono oscuro se le asignara a la porción más grande y el tono más claro a la de menor tamaño.

Figura x. Porcentaje de los casos atendidos en el año de 1999 según violencia física-psicológica (n=1252), violencia psicológica (n=932), violencia patrimonial (n=450) y violencia sexual (n=166).